1.- Presupuestos y facturación
En la dinámica de un departamento comercial se elabora un presupuesto, que se puede convertir en un pedido interno y en una factura. Estos procedimientos se pueden automatizar de forma que no haya que introducir en los programas la misma información en cada etapa del pedido.
2.- Cumplimentar información en contratos o documentos standards
Una de las tareas más odiadas por vendedores, abogados u oficios que tengan que rellenar cualquier tipo de pre-acuerdos o contratos, es rellenar repetidamente la información en un archivo plantilla, cambiar los detalles y añadir la información actualizada. Este es uno de los trabajos más tediosos y que menos valor dan a las personas que los ejecutan.
Automatizar este procedimiento es sumamente valioso. Utilizando herramientas de flujo de trabajo se pueden generar automáticamente documentos utilizando plantillas que contienen información legal, al tiempo que se cumplimenta con los datos específicos del contrato.
3.- Días de vacaciones o ausencias de empleados
Calcular los días laborables anuales, gestionar las vacaciones y ausencias de los empleados se puede convertir en una tarea sencilla y visual. Automatizando se ahorra tiempo al no tener que calcular cuantas vacaciones restantes tiene cada empleado, además se pueden crear diferentes tipos de ausencias como bajas por enfermedad, fuera de la oficina, formación o educación.
4.- Hojas de gastos
La mayoría de las empresas piden a su empleados rellenar un documento de gastos manualmente con formatos en papel antes de ser escaneados y enviado el departamento financiero. El empleado por lo tanto tiene que guardar una copia de papel de cualquier recibo de gasto; si pierde alguno, el empleado puede no ser reembolsado.
Automatizar los procedimientos de rellenar los formularios de gastos puede resultar sencillo. Se puede hacer una versión digital de un formulario de gastos se puede completar en un móvil y permite que el empleado tome una foto de recibo de gasto en el momento se lo dan y luego subirlo directamente a la intranet de la empresa. El reembolso podría configurarse para que fuera inmediato.